Vinkit kesätyörekrytointeihin

Kesätyörekrytoinnit ovat aluillaan ja osalla ehkä jo täydessä vauhdissa. Seurakuntien kesätyöt ovat joka vuosi varsin suosittuja, niin sanottuja massarekrytointeja, ja hakemuksia niihin saapuu runsaasti. Tässä muutamia vinkkejä rekrytointien ja hakemusten sujuvaan käsittelyyn KirkkoRekryssä.

1. Hyvin suunniteltu hakulomake auttaa hakemusten hallinnointia

Hakulomakkeen olisi kesätyörekryissä hyvä olla mahdollisimman yksinkertainen. Asioita, joita ei ole välttämätöntä kysyä, ei kannata kysyä. Hakemusten täyttöä ja läpikäyntiä helpottaa, mikäli siinä on käytössä valmiit vastausehdot, esimerkiksi millä aikavälillä henkilö olisi valmis työskentelemään. Tällaisten kysymysten avulla voidaan luoda raportteja, jotka helpottavat hakemusten läpikäyntiä esimerkiksi sopivien ajankohtien mukaan.

Hakijalistauksen muokkaaminen mahdollisimman hyvin kesätyörekryyn sopivaksi auttaa merkittävästi, kun hakemuksia on paljon. Tässä paras keino on käyttää työnhakijaraporttia. Raportin avulla saat esiin esimerkiksi tiettyyn yksikköön hakeneet, kunnan alueella asuvat tai jonkun muun kriittisen kriteerin osalta kelpoisuusehdot täyttävän hakijan.

Lisäksi hakijalistauksella voidaan tarkastella rekrytoinnin tilannetta reaaliaikaisesti. Monesti on tärkeää seurata rekrytointiprosessin etenemistä ja saapuneita hakemuksia. Varsinkin rekrytoinneista vastaavat henkilöt tarvitsevat tätä tietoa ja on hyvä, että heillä on juuri heidän tarpeisiinsa sopivat raportit saatavilla. Työnhakijaraportteja voi pääkäyttäjän toimesta tallettaa näkymään tietyille henkilöille tai tietyissä rekrytoinneissa.

2. Viestipohjat apuna viestinnässä

Hakijaviestintä on yksi onnistuneen rekrytoinnin ja hyvän työnantajamielikuvan peruspilareita. KirkkoRekry-järjestelmä mahdollistaa monipuolisen hakijaviestinnän suoraan rekrytointijärjestelmästä, ja parhaassa tapauksessa hyvin pitkälle automatisoituna. Voit esimerkiksi laittaa järjestelmän lähettämään automatisoidun kiitosviestin, kun olet vastaanottanut hakemuksen sekä lähettää hakijoille automattisesti viestin, kun hakuaika päättyy. Näitä viestejä kannattaa hyödyntää siihen, että tiedotat rekrytoinnin etenemisestä ja pidät hakijat tietoisena missä mennään.

Voit myös luoda rekrytointijärjestelmään erilaisia viestipohjia, joiden avulla tehostat viestintää ja luot monipuolisia, mutta samalla informatiivisia viestipohjia. Viestipohjia voit luoda esimerkiksi haastattelukutsuihin, ei kiitos -viesteihin, rekrytoinnin etenemis- viesteihin tai paikka on teidän -viesteihin. Näitä viestipohjia kannattaa suunnitella ja toteuttaa jo etukäteen, jolloin ne ovat kätevästi hyödynnettävissä suoraan rekrytointijärjestelmästä. Viestipohjissa kannattaa kuitenkin pitää mielessä se, että niiden on tarkoitus viestiä ihmiselle, vaikka itse viestintä hoituukin pitkälti automatisoidusti.

Lue myös: Laadukas hakijaviestintä - parempi hakijakokemus

3. Hakemusten kommentointi

Muistiinpanot ja rekrytoijien kommentit auttavat myös kesätyöntekijöiden rekrytoinneissa. Muistiinpano-kenttää voi hyödyntää esimerkiksi sellaisessa tilanteessa, jossa useampi henkilö on mukana valitsemassa kesätyöntekijöitä. Muistiinpanoksi voidaan merkitä esim. että hakija on jo varattu xx-yksikköön. Pyydä kommentteja -toiminnolla taas voidaan lähettää tiettyihin yksiköihin kohdistetut hakemukset sen yksiköiden valinnoista vastaavien henkilöiden luettaviksi ja kommentoitaviksi sen sijaan, että ainoastaan keskitetty rekrytointi hoitaisi niiden käsittelyn.

Kun hakemuksia saapuu paljon, on erittäin tärkeää että, rekrytointiprosessi hoidetaan mallikkaasti ja rekrytointijärjestelmän ominaisuuksia hyödynnetään mahdollisimman monipuolisesti, jolloin tekeminen helpottuu ja tehostuu. Jos kaipaat vinkkejä tai apuja kesätyörekryjen tueksi, laita meille viestiä ja me autamme.

Pidämme mielellämme organisaatiollenne tunnin tehokoulutuksen kesätyörekrytoinneista, jossa aiheena:

• hakemusten käsittely
• työnhakijaraporttien hyödyntäminen
• vinkit hakijaviestintään.

Koulutuksen hinta on 150 € + alv. ja voit tilata sen ottamalla yhteyttä asiakastukeemme tuki@kirkkorekry.fi

Jos haluat kuulla näistä tai joistain muista rekrytointejasi helpottavista ominaisuuksista lisää, laita meille viestiä ja me autamme mielellämme!

OTA YHTEYTTÄ